为进一步加强档案管理,及时做好档案归档工作,切实维护档案实体安全,完成档案移交进馆前准备工作,我局拟开展2021年档案整理项目购买服务。为了确保项目顺利实施,现就我局档案整理项目服务有关事项公告如下,欢迎符合资格的单位积极参与。
一、项目服务需求
按照《关于转发〈广东省档案局关于DA T22-2015归档文件整理规则的贯彻意见〉的通知》(江档[2016]82号)、《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)等的规范要求,对文书档案、会计档案、专门档案、特殊载体约1110卷、5600件进行整理归档;2013、2020年度文书档案进行及数字化加工。其中,2020年度文书档案整理共约5600件; 往年应归未归文书档案约100件;2020年度会计档案约250本;2020年度及往年需重新整理的行政处罚档案约860卷;2013、2020年度文书档案数字化加工约8万页;照片档案、声像档案一批。
二、项目服务期限、地点
(一)项目服务期限:2021年8月31日前。
(二)项目实施地点:由服务供应商提供。实施地点应具备档案保管及管理要求,供应商制定有相关的管理制度,场所配备合格的安全监控和消防设施,切实保障档案实体安全。
三、项目要求和验收标准
(一)项目要求
1、整理
文书档案按照按国家有关规范及本单位《文件材料归档范围和保管期限表》进行整理,包括清理、鉴定、分类、排列、组件、排序、填写档号章、编页码、除钉、装订、编目、填写备考表、填写档案盒、档案入盒、目录打印、编制归档说明、目录装订、目录夹贴标签等各项工作。
专门档案整理按照国家有关规范进行整理,包括鉴定分类、编制类别号、排序打码、编制封面、编制卷内目录、填写备考表、装订装盒、目录装订等工作。
会计档案整理包括分类、编制档号、案卷装订、编制目录、目录装订、档案入盒等工作。
照片档案、声像档案按国家相关规范进行整理。
2、数字化加工
将纸质档案扫描转换成电子档案,包括检视、扫描、图像处理、档案还原装订、图像及文件夹规范命名、著录、数据格式转换、电子目录校对、数据挂接、数据备份等各项工作。
(二)验收标准
供应服务商安排的工作人员在档案整理归档过程中,不得擅自篡改或销毁原始材料内容,保证档案原始材料不受损坏、丢失,确保档案材料完整与安全及页面整洁。项目期满,我局负责检查验收,档案整理加工合格率需达到98%以上,文书档案、数字化档案需符合本市档案馆进馆要求,对检查不合格的部分档案,供应服务商需在规定时间内进行返工处理。
四、报价要求及结算方式
本项目采用项目总包价形式报价,不能分拆报价。本项目的总价报价上限为人民币15.00万元,供应服务商所报总价不得超过此上限金额。项目实际总费用若超过投标价,按投标价结算;若小于投标价,按实结算。
五、供应服务商资质条件及有关要求
(一)具有江门市政府购买社会服务供应商资格。
(二)在原江门市档案局登记备案的档案整理中介服务机构(需提交备案登记证复印件)。
(三)有多年为机关、企事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验。
(四)在江门市蓬江区内具有经本地工商部门注册的固定经营场所。
(五)具有1名或以上中级档案职称的档案整理人员(需提交中级档案职称人员一年以上的在职社保证明);
(六)服务商需对此项目配备不少于5人的工作团队,整理人员需具有档案行政管理部门核发的专业上岗证,拟安排的项目管理负责人和技术负责人需具备档案中级或以上职称人员。
(七)必须具备独立的数字化加工室,加工室必须安装监控设备,做到全方位监控;
(八)服务商网上询价时要提供上述1-7点要求的文件说明及证明材料,4、5点必须提供图片以作说明。
(九)服务商的确定方式为综合上述要件考虑。
(十)本项目不允许转包,不接受联合体服务。
(十一)以上1-7点不达要求的,报价不受理。
六、付款办法
(一)首付款:合同签订后,采购人在收到服务商提供的有效发票后30日内,向其支付合同总价70%的款项。
(二)尾款:合同服务内容已完成,在验收合格后,采购人一次性向服务商支付其余30%款项。
七、违约责任
(一)服务商未按期完工,每延迟一日,应向采购人支付总价款0.5‰的违约金,但金额不得超过合同总额的10%;
(二)服务商对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担法律及经济责任。若违反保密协议的约定,我局有权取消业务合作或终止已开始的合作,并保留追究法律责任的权利。
八、其他事项
采购人与服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议书。
九、报价单格式(请服务商按照如下格式进行报价,否则视为无效报价)
十、报价方式:凡有意参与报价的服务商,请于2021年4月8日至2021年4月11日(下午17:30前),把加盖公章的报价单扫描件及相关证明材料等发至邮箱:sthjj_cwk@163.com 或将纸质报价文件送至我局4楼403室。
十一、联系事项:
单位名称:江门市生态环境局
单位地址:江门市胜利北路140号
联系人:吕小姐
联系电话:3502083