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关于印发《江门市档案局 江门市发展和改革局关于重大建设项目档案验收的办法》的通知 江档〔2017〕74号

来源:江门市档案局      时间:2017.11.15
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  关于印发《江门市档案局 江门市发展和改革局关于重大建设项目档案验收的办法》的通知

江档〔2017〕74号 

各市(区)人民政府,市政府各部门、各直属机构,中直、省直驻江门有关单位:

  经市人民政府同意,现将《江门市档案局 江门市发展和改革局关于重大建设项目档案验收的办法》印发给你们,请按照执行。执行中遇到的问题,请径向市档案局反映。

  

  

  

  江门市档案局     江门市发展和改革局

  2017年10月16日

  

  

  江门市档案局 江门市发展和改革局

  关于重大建设项目档案验收的办法

  

  第一章  总则

  

  第一条 为加强对我市重大建设项目档案的管理,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《广东省档案条例》《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发<重大建设项目档案验收办法>的通知》《关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知》等法律、法规、规章及规定,结合我市实际,特制定本办法。

  第二条 本办法适用于本市范围内列入江门市级、市(区)级重点建设项目计划的固定资产投资项目(以下简称项目)。

  第三条 项目档案是指项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。包括:建设项目立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子、实物等形式的全部文件。

  第四条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

  第五条 项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

  

  第二章 验收组织

  

  第六条 项目档案验收的组织:

  (一)列入市重点建设项目计划的项目,由江门市档案局组织项目档案的验收。

  (二)跨市(区)的项目,由江门市档案局组织项目档案的验收。

  (三)各市(区)属的项目,由当地档案行政管理部门组织项目档案的验收。

  (四)江门市档案局对市项目主管部门档案机构以及各市(区)档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督指导。项目主管部门档案管理机构以及各市(区)档案行政管理部门应加强验收前的咨询、指导,必要时可组织预检。

  (五)江门市重大项目管理部门及项目主管部门档案机构、各市(区)档案行政管理部门、项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要协助上级档案行政管理部门做好在市(区)内的国家、省、市重大建设项目的档案验收工作。

  (六)江门市重大建设项目同时属于国家或省重大建设项目的,由国家、省相关部门组织验收,江门市档案行政管理部门负责组织省级重大建设项目档案的预检。

  第七条 项目档案验收组的组成:

  (一)江门市档案局组织档案验收的项目,验收组由江门市档案局及项目主管部门等相关单位组成。

  (二)各市(区)档案行政管理部门组织档案验收的项目,验收组由市(区)档案行政管理部门及项目主管部门等单位组成。

  (三)凡在城市规划区范围内的项目,验收组成员应包括市城建档案馆。

  (四)项目档案验收组人数为不少于5人的单数,验收组组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。在对项目档案专项验收时,验收人员要认真履行职责。

  

  第三章  验收申请

  

  第八条 项目建设单位(法人)应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《重大建设项目档案验收申请表》(附件1)。项目档案验收组织单位在收到申请报告的10个工作日内做出答复。

  第九条 申请项目档案验收应具备下列条件:

  (一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;

  (二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;

  (三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;

  (四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

  第十条 项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《广东省重大建设项目档案验收评分表》(附件2)进行全面自

  若专业主管部门有本专业项目档案验收标准,按其专业项目档案验收标准及有关规定执行。

  第十一条 项目档案验收申请报告的主要内容参见《重大建设项目档案验收申请报告编写大纲》(附件3)。

  

  第四章 验收要求

  

  第十二条 项目档案验收应在项目竣工验收之前完成。

  第十三条 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

  第十四条 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

  第十五条 项目档案验收会议的主要议程包括:

  (一)项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;

  (二)监理单位汇报项目档案质量的审核情况;

  (三)项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况;

  (四)项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价;

  (五)项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

  第十六条 检查项目档案,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

  第十七条 项目档案验收应根据《科技档案案卷构成一般要求》(GB/T11822-2008)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002),对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

  第十八条 项目档案验收意见的主要内容参见《重大建设项目档案专项验收意见大纲》(附件4)。

  第十九条 项目档案验收原则上按照《广东省重大建设项目档案验收评分表》进行评价,结果分为优秀、优良、良好、合格与不合格五类(得分≥95为优秀,90≤得分<95为优良;85≤得分<90为良好;75≤得分<85为合格;得分<75为不合格)。若专业主管部门对工程档案验收有相关规定的,可从其验收标准执行。

  验收结果以项目档案验收组半数以上成员同意为原则。档案验收合格及以上的项目,由验收组出具档案验收意见。

  第二十条 档案验收不合格的项目,由验收组提出整改意见(附件5),要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,由档案行政管理部门对建设单位(法人)通报批评,造成档案损失的应依法追究有关人员责任。

  

  第五章 附则

  

  第二十 本办法由江门市档案局负责解释。

  第二十 其他建设项目的档案验收工作,可参照本办法执行。

  第二十 本办法从2018年1月1日起施行,有效期至2023年12月31日。

  

  附件1.重大建设项目档案验收申请表

       2.广东省重大建设项目档案验收评分表

       3.重大建设项目档案验收申请报告编写大纲

       4.重大建设项目档案专项验收意见大纲

       5.重大建设项目档案验收整改通知书

  

   

 

附件1:

重大建设项目档案验收申请表

项目名称

 

审批(核准)依据

 

审批(核准)机关

 

立项日期

 

投资规模

 

建设时间

 

计划档案验收日期

 

计划竣工验收日期

 

联系人

 

联系电话

 

地址

 

邮编

 

传真

 

电子邮箱

 

建设单位(法人)

 

设计单位

 

代建单位

 

主要施工单位

 

主要监理单位

 

申请单位

自检意见

 

 

 

 

 

 

 

 

                 (单位盖章)

                  年   月   日

 

验收组织

单位意见

 

 

 

 

 

 

 

                   (单位盖章)

                  年   月   日

 

附件2:

广东省重大建设项目档案验收评分表

序号

项目内 容

验  收  标  准

标准分

自评分

评定分

扣分原因

1

组织管理

 

30

 

 

 

1.1

制度体制

建立了项目档案工作各项规章制度(2分),建立了行之有效的项目档案工作的管理体制和工作程序(1分),形成了项目档案管理网络(1分)。

4

 

 

 

1.2

同步开展

项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导(2分);自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导,对检查中发现的问题能及时整改(1分),按规定及时填报《国家重点建设档案管理登记表》(1分);做到项目档案工作与项目建设同步进行(1分)。

5

 

 

 

1.3

责任考核

项目档案工作实行领导负责制(0.5分),确定了负责档案工作的部门及领导(0.5分),实行了各部门和有关人员档案工作责任制(1分),并采取了有效的考核措施(2分)。

4

 

 

 

1.4

人员配备

配备了适应工作需要的档案管理人员(2分),档案管理人员经过档案专业岗位培训(2分)。

4

 

 

 

1.5

合同管理

项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理(1分),要求明确(2分),控制措施有力(2分)。

5

 

 

 

1.6

办公设备

保证档案工作所需经费(2分),配备了计算机(0.5分)、复印机及声像器材等必备的办公设备(1分),且性能优良(0.5分),满足工作需要。

4

 

 

 

1.7

信息化

采用先进信息技术,实现项目档案管理的信息化。重点从基础设施(1分)、资源建设(2分)、应用效果(1分)三方面考核。其中,全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的0.5分;全套档案目录和竣工图已数字化的1.5分;全套项目档案已数字化的得2分。

4

 

 

 

2

案卷质量

 

60

 

 

 

2.1

形成质量

 

45

 

 

 

2.1.1

齐全完整

按照《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》所列内容,参考各行业归档范围的规定,重要文件归档无遗漏。每缺1份竣工图纸(含修改通知单)或征地图、重要合同、协议书等重要文件,扣0.5分,其余应归档文件少一份扣0.1分。

15

 

 

 

2.1.2

真实准确

所有归档文件材料真实,内容准确,签署手续完备若归档材料不真实或内容不准确、签署手续不完备,弄虚作假,每发现一处扣0.5分。

10

 

 

 

竣工图编制准确,修改到位,签署手续完备,能真实反映项目竣工时的实际情况。若竣工图内容与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更,施工及质检记录相符的,每发现一处扣0.5分。

10

 

 

 

2.1.3

耐久有效

归档纸质材料字迹清楚,图样清晰,页面整洁,格式规范,符合耐久要求(8分);录音、录像文件应保证载体的有效性(1分);长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘(1分)

10

 

 

 

2.2

整理质量

 

15

 

 

 

2.2.1

排列系统

分类清楚,组卷合理,排列系统有序项目档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主管部门的有关标准规范。

3

 

 

 

2.2.2

封面脊背

格式规范统一,字迹清晰美观,填写完整准确。

1

 

 

 

2.2.3

案卷题名

案卷题名规范,简明扼要,能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征

4

 

 

 

2.2.4

卷内目录

卷内目录与卷内文件材料实物相符,无错漏;著录格式符合规范要求,字迹清晰。若重要文件卷内目录有错漏,每发现一条扣0.1分。

4

 

 

 

2.2.5

卷内备考

卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量,说明组卷情况,如立卷人,检查人,立卷时间等

1

 

 

 

2.2.6

纸张折叠

案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面破损的要先修复幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。图样折叠时标题栏露在右下角。

1

 

 

 

2.2.7

案卷装订

文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式图纸可不装订但同一项目应统一。整卷装订的案卷要整齐牢固,单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章

1

 

 

 

3

档案安全

 

10

 

 

 

3.1

用房设施

档案库房与阅览、办公用房分开(2分)。档案库房配置有防火(0.5分)、防盗(0.5分)、防水(0.5分)、防有害生物(0.5分)和温湿度调控(1分)等设施。.

5

 

 

 

3.2

档案装具

档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

3

 

 

 

3.3

安全措施

采取有效措施保证档案实体和信息安全。

2

 

 

 

合计

 

100

 

 

 

 



附件3:

 

  重大建设项目档案验收申请报告编写大纲

(建设单位)

项目概况

(注:如采用代建制,请具体说明)

项目档案管理情况

(注:如采用代建制,请具体说明代建单位在项目档案管理所做的工作)

项目档案概况

项目档案管理制度、管理机制的制定及落实情况。

项目文件材料的形成、积累、整理与归档过程的情况。

竣工图的编制情况及质量

项目档案信息化管理情况

各职能部门、参建单位的归档、移交情况及整套项目档案种类、数量。

整套项目档案的完整性、准确性、系统性情况自评

项目档案在建设、管理、试运行中发挥的作用

三、存在的问题及解决措施

 

 

              (建设单位盖章)

      

 

附件4:

 

重大建设项目档案专项验收意见大纲

 

一、项目建设概况

二、项目档案管理情况

1.项目档案工作的基础管理工作

2.项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况

3.竣工图的编制情况及质量

4.档案的种类、数量

5.档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价

三、档案验收的结论性意见

四、存在问题、整改要求与建议

 

附件:建设项目档案验收组成员签名表

 


附件5:

重大建设项目档案验收整改通知书

                    编号:20    

项目名称

 

验收单位

 

验收人员名单

 

被验单位

 

    年  月  日到你单位进行建设项目档案验收,发现你单位存在以下问题,请在规定期限内做好整改工作,并将整改情况报验收单位,对不按规定时限内完成整改或整改达不到要求的,将视同档案专项验收不合格处理。

序号

存在问题

整改意见

1

 

 

2

 

 

3

 

 

4

 

 

5

 

 

6

 

 

整改期限

从  年  月  日至  年  月  日止   共计  天

验收组成员签名:

            

    (档案局业务部门盖章)  年  月  日